Como medir o avanço no Primavera Enterprise

Este é um assunto que vejo que há muita dúvida para a maioria das pessoas.


Sempre recebo emails dos meus leitores inseguros sobre a maneira como estão fazendo, se está ou não certa.
Vejo também que é um assunto recorrente quando se trata de outras ferramentas.

Vou tentar mostrar para vocês que no Primavera isto é mais simples do que pensam.

Após atualizar o seu projeto no Primavera, verifique o avanço, para isto, você deverá ter inserido em seu layout as colunas Schedule % Complete e Performance % Complete. A Primeira para verificar o percentual de avanço previsto até a data de atualização informada no Data Date. A segunda é referente ao avanço da performance do projeto.

Ou seja, se Você atualizar um projeto com uma determinada data de referência (data de atualização / data date), na linha de resumo do projeto você visualizar os seguintes resultados, por exemplo:

• Schedule % Complete: 27%

• Performance % Complete: 23%

Significa que para o dia de atualização (data date) escolhido você deveria estar com 27% na performance do seu Projeto, mas na realidade avançou 23%.

Estes números se referem à performance obtida em relação ao que deveria ter sido feito mediante a linha de base oficial do Projeto.

Após analisar os percentuais acima, você deverá verificar porque a performance foi menor do que o esperado para aquela data, e a partir daí você vai analisar itens específicos da composição do Performance % Complete.

Afinal de contas, quando você planeja as atividades, você indica como deverá ser medido o avanço de cada atividade, que pode ser avanço por Duração, avanço por Esforço de Trabalho ou por avanço físico.

Então você pode me perguntar, porque eu tenho que escolher no planejamento um destes três tipos de avanço: por duração, físico ou por esforço, se na hora de analisar os resultados eu tenho que visualizar na coluna Performance % Complete?

Porque no Primavera você trabalha com valor agregado e assim não trata as variáveis acima isoladamente.

Ou seja, o fato de você eleger no planejamento que o critério para atualizar as atividades será por avanço físico, isto não significa que as outras duas formas de medir o avanço não estejam presentes, já que se a duração avança, logo também terá percentual de avanço, ainda que este não tenha sido o método prático para medir o avanço, na situação apresentada.

Além da duração, se o projeto tem recurso alocado, então também tem esforço de trabalho avançando.

Sendo assim, apesar de você ir digitar o percentual de avanço físico no momento da atualização, ao informar a data de início e término da atividade você está obtendo também o percentual de avanço por duração que apenas está oculto, caso tenha elegido o avanço físico para medir o percentual de conclusão da atividade. À medida que a duração avança, verificamos que o percentual de avanço de tralhado realizado também está avançando, já que para ter esforço realizado tem que ter recurso e no Primavera o recurso deve ter sido cadastrado com o valor do custo da sua hora de trabalho, este valor não pode ser zero, ainda que você tenha outra ferramenta para medir custos, neste caso, adote o valor R$1,00, para não afetar os indicadores de desempenho do projeto que usam métricas de valor agregado.

Sendo assim, percebemos que o Performance % Complete é um percentual de avanço que trás em sua composição o avanço físico informado, o percentual de avanço da duração e também o percentual de esforço de tralhado. É como uma combinação destes 3 tipos de avanço.

Pois, de que adiantaria você informar apenas que o projeto está 85% do prazo concluído? Todos iriam pensar: “Ok! 85% da duração avançou, mas quanto de trabalho foi feito? E o avanço físico? E o custo? É por isto que você não deve trabalhar itens isoladamente, mas analisar o todo.

Sem contar que o Performance % Complete pode se ajustar à técnica adotada para cada projeto, ou cada EAP. Por exemplo, para um determinado projeto você quer que a maioria das EAP´s o avanço seja medido a partir da ponderação que você determinou para cada EAP ou quer saber o avanço a partir do avanço das atividades.

Você pode escolher as seguintes técnicas abaixo para medir o avanço de cada EAP ou do projeto como um todo:

• Avanço a partir do percentual de conclusão da atividade.

• A partir da EAP, usando milestones de EAP.

• 0 ou 100% ( não fez nada ou fez tudo)

• 50 / 50%

• Um percentual customizado.

Esta definição é feita globalmente para todos os projetos pelo administrador do Primavera em sua organização, ou você pode alterar para o seu projeto, dependendo da técnica escolhida, no diretório EAP ou para cada EAP.

Porque Prefiro o Primavera

No passado já passei muito aperto para gerenciar as informações dos projetos que eu trabalhava. Já usei várias ferramentas, inclusive o Excel, que é uma ferramenta excelente, é uma página em branco para você fazer o que quiser, mas para gerenciar projetos, dá um trabalho braçal!
Já fui consultora de implantação do MS-EPM e amava a ferramenta!
Mas a partir do momento que eu iniciei o meu primeiro contato com o Primavera, não quis mais saber de nenhuma outra ferramenta! Fiquei encantada com tantos recursos e funcionalidades.
Fiquei estudando a ferramenta por duas semanas direto e ao final deste tempo, no 16o dia, já comecei a dar aula de como usar o Primavera!
Gosto tanto da ferramenta que decidi escrever um livro para difundir como é fácil utilizar esta ferramenta para gerenciar projetos,  No início não imaginava que o livro fosse ter tantos leitores, mas hoje já está na 3a edição.
Algumas das razões que me fizeram encantar pelo Primavera é que esta é uma ferramenta bem completa e abrange as áreas de conhecimento mencionadas no PMBOK. Acho que o Primavera permite uma boa integração entre as informações do projeto.
Muitos usuários atualmente utilizam somente a parte Client Server da solução, porém quanto mais utilizo a parte web, mais gosto da solução.
Atualmente as ferramentas estão se aprimorando mais na interface web o que é uma tendência das ferramentas de GP e não é apenas o caso do Primavera.
A cada lançamento de um novo release da versão P6 EPPM (Enterprise Portifolio Project Management), muitas melhorias na parte web são apresentadas, como novas funcionalidades, substituição de recursos como no caso do workflow, melhoria de performance e facilidade de manuseio.
Como qualquer ferramenta, não é perfeita, mas busca melhoria e excelência.
O P6 R8 (release 8 da versão P6), na minha opinião será um divisor de águas em relação a ferramentas para gestão de projetos, pois possui ferramentas de BI (Businness Inteligence), que auxiliará bastante em análises gerenciais.
Quem ainda não conhece a ferramenta, estimulo a conhecer!