Por que é importante fazer Análise de Valor Agregado?

Pessoal,


Resolvi comentar sobre um assunto polêmico pelo menos aqui no Brasil: VALOR AGREGADO.

A questão que fica em minha mente é:

“Por que as pessoas tem tanto medo de falar em Valor Agregado, se é uma prática tão simples?”

“Por que no Brasil querem separar tanto o cronograma físico e financeiro?”

Então comecei a pensar nos motivos e alguns alunos com experiência de mercado, como o Pedro Garíglio, me mostraram possíveis razões:

Nós brasileiros passamos por umas décadas difíceis como na era da inflação o que fazia quase impossível analisar o conjunto prazo e custo, a não ser por um indexador ou “dolarizando” os custos.

Este período foi tão forte e tão marcante na nossa história, que até hoje, quase 17 anos após o plano real ainda bate insistentemente esta prática separatista de análise nas empresas brasileiras e o que perdemos com isto?

Bom, primeiro é importante entender o que é Análise de Valor Agregado: É uma técnica de medição de desempenho para medir a performance do projeto, isto de maneira conjunta, pois análises isoladas de prazo, custo, qualidade, esforço tendem a mascarar a performance do projeto.

É uma técnica relativamente nova, pois vem dos anos 60, tendo sido introduzida pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos, com o objetivo de obter critérios de padrões de aceitabilidade para contratos de defesa que não analisasse isoladamente custo e prazo, mas sim a performance do projeto.

Quando penso em resultados de Valor Agregado, penso logo em causas e não em conseqüências. Por exemplo: Imaginar que o problema de um projeto está apenas no prazo não é correto, pois pode não estar apenas na visualização do prazo. É importante acompanhar qualquer indicativo de atraso, para entender qual foi o real problema, pois o atraso mesmo, provavelmente foi apenas um reflexo, uma conseqüência de algo.

É importante analisar a performance! Pois de que adianta você informar que adiantou e x % um projeto, porém ao analisar os custos, nota-se que para conseguir este adiantamento, gastou-se muito mais do que o previsto? Diminuindo assim a rentabilidade do projeto. Este projeto a performance é boa? Não! Definitivamente.

Mas o que vejo grandes executivos priorizando é somente o prazo. Parece que gerenciar o projeto significa apenas controlar as datas.

Digo e repito: se as datas tiveram desvios, há que se investigar, pois esta foi apenas uma conseqüência de algumas possibilidade não verificada. E aí onde ficou a análise de riscos?

Pode ser que alguns de vocês estejam lendo até agora e pensem: cadê a novidade do que a Joyce está falando?

Eu sei! Isto é tudo muito óbvio, mas o que tenho visto em muitas empresas que tenho ido é que o óbvio não é feito. E por isto tenho que falar.

O que tenho visto é um esforço grande para separar e analisar a prazo e custo isoladamente. E assim a sua Análise de Valor Agregado ficará mascarada.

Outro ponto importante é a atribuição da linha de base.

Não dá para fazer Análise de Valor Agregado, se você não estiver com a linha de base desconexa do plano atual. Lembre-se que linha de base é o seu referencial de comparação. Isto quer dizer que se houve aumento de escopo no projeto e isto aumentou prazo e custo, não adianta mais usar a linha de base antiga! O seu referencial mudou! Os stakeholders deverão ter conhecimento da nova linha de base e todos adotar esta linha de base alterada, guardando a linha de base anterior para histórico. Mas notem o que eu disse: os stekholders, todos os envolvidos, deverão ter conhecimento disto e não apenas o planejador.

Outro grande erro que vejo nas organizações é o “medo” de alterar a linha de base quando realmente houve alterações no plano. Concordo que linha de base não é para ser alterada toda hora, a não ser que a minha base de comparação foi alterada! Senão a sua comparação vai ser sempre de um morango com uma jaca. Ou seja comparar uma coisa que é do mesmo grupo (fruta), mas não tem o mesmo tamanho, e especificações.


Então, meus conselhos são:

1. Cuide bastante do seu referencial de comparação (linha de base), pois não dá para dizer que utiliza as técnicas de valor agregado mas seu referencial não é bom, os dados ficarão mascarados.

2. Devemos monitorar a saúde e não a doença de um projeto.



Benefícios em se usar Análise de Valor Agregado:

1. Dados confiáveis obtidos por sistema de controle simples.

2. Integração de escopo, prazo, custos e trabalho. Ou seja, análise da performance e não apenas dados isolados.

3. Não demanda um sistema específico para controle de custos e prazos.

4. Permite levantar tendências por meio de indicadores de desempenho.

5. Presente na maioria dos programas de GP.



No Primavera P6, você deverá ter:

1. Linha de base atribuída no projeto

2. Recursos alocados, com custo (recurso sem valor altera os percentuais de performance).

3. Saber interpretar os resultados (que é um processo super simples), pois o Primavera calcula os campos automaticamente e coloca indicadores simples de análise.

4. Se o seu sistema de custos está separado do Primavera, (Exemplo; Vc usa SAP, Totus, ou qualquer outro ERP), sugiro que você faça uma consultoria para a integração de sistemas a fim de trazer para o Primavera os valores automaticamente e assim se possa analisar o valor agregado.

Novidades do Oracle Primavera P6 EPPM 8.1

Para manter a todos os meus leitores informados das novidades do novo release da versão P6, que é o P6 R8.1, veja no site da Oracle sobre as novidades (você deverá se cadastrar no site para visualizar): http://bit.ly/lWNOG6.
Ou, se quiser ver mais rapidamente, cito abaixo as maiores novidades:
Veja qual destas novidades é mais útil para você:

As mudanças da interface web para ficar cada vez mais fácil na navegação, como por exemplo:

•  Maior clareza de navegabilidade nos menus por não haver dúvidas de que ambiente você está realmente, se é no diretório de atividades, na área de projetos (EPS).
• Melhorias na guia de Resource Assignment para visualização inclusive de datas e durações e mais opções de filtros ao atribuir recursos como por exemplo, exibir apenas os projetos correntes abertos.
• Atribuir um mesmo recurso para várias atividades selecionadas.
• Ferramenta para verificar recursos em superalocação, que poder verificar impactos destes nos projetos. E também análise por semana de superalocação.
• Novos campos na visão por EPS dos projetos: como Last Schedule Date, Last Leveled Date, Last Apply actuals Date.
• Utilização de barra do gráfico de Gantt com UDF(User Defined Field).
• Maior geração de informação de riscos pois a área de riscos foi ajustada para refletir análises da ferramenta Riks Analysis.
• Riscos organizados em hierarquia de riscos em RBS (Risk breakdown structure)
• Possibilidade de copiar e colar riscos semelhantes de um projeto para outros múltiplos projetos.
• Novos campos para auxiliar na análise de riscos.
• Disponibilidade de visualização dos riscos do projeto em placar na área de projetos (EPS) para melhor análise.
• 
  Novas Plataformas aceitas:
  • Google Chrome 9 Browser
  
  • Server platform – HP-UX Itanium
  
  • Administration – Oracle Enterprise Manager 11g
  
  • JRE 1.6.0_24+
  
  • BI Publisher 11g
  
  • UCM 11g
  
  • Brazilian Portuguese language support
  
  Additional Tools
  
  • Project integrity checker
  
  • Jackrabbit to UCM migration tool

 

P6 R8.1 x I Phone :

Você utiliza o Methodology Management do P6?

Se você já utiliza, parabéns! Espero que esteja aproveitando bem os recursos!
Se você ainda não utiliza, vou apresentar a você os benefícios de uso desta aplicação que já vem na sua licença de Primavera. Ou seja, você já tem, não precisa pagar nada a mais para utilizar esta aplicação.


É o seguinte, o Primavera P6 possui na venda da licença a interface Client Server da ferramenta e a interface Web.


A interface Client Server é composta de duas aplicações: Project Management e Methodology Management.


A aplicação Project Management é a que você pode ter o hábito ou costume de trabalhar. Porém está ali também a interface Methodology Management, com um outro banco de dados (MMDB - Methodology Management Database) para que seja separado o que é modelo e o que é projeto.


Quem pode ser usuário do Methodology Management? Se a sua empresa tiver um PMO, serão eles, ou um grupo de pessoas responsáveis por inserir informações para banco de estimativas e possíveis modelos. Ou seja, alguém ou um grupo de pessoas trabalham os possíveis dados que serão utilizados para o seu projeto, a fim de que no dia a dia você tenha disponíveis várias informações, estatísticas para servir de base no seu projeto.


Qual o objetivo de utilização do Methodology Management? O objetivo é agilizar e facilitar a disponibilização de informação para a elaboração dos seus diversos tipos de projetos. Isto porque funciona como um banco de informação, como estimativas de duração de atividades, estimativa de esforço de recursos, Modelos completos de vários tipos de projetos, Modelos de partes que são recorrentes nos projetos e podem ser inseridas (pluggins).


Você pode inserir diversos modelos diretamente no Methodology Management, ainda que já esteja com o Project Management aberto. Pode também exportar projetos que já foram realizados com sucesso no Project Management e importá-los no Methodology para servirem de modelo no futuro.


Você pode criar templates e importar e exportar entre o próprio Primavera e também com o MS Project.


Quando você estiver criando um projeto no Project Management, poderá a qualquer momento buscar uma metodologia inteira, ou apenas partes.

Uma facilidade é que se você quiser utilizar um determinado modelo, porém excluindo algumas informações, você pode fazer isto, no momento da criação do projeto, através do Project Architect. Ou indo no menu File/Project Architect.

Este banco de informações deve ser atualizado periódicamente e sempre conter as melhores práticas, ou seja, não é algo estático que você constrói e nunca mais muda. Sempre que houver melhorias, você deverá inserir.

Sumarização x Check in/Check out

Respondendo a Dúvida da Daniella Myrian, leitora do blog, quando escrevi sobre a Sumarização, ela comentou o seguinte:

Otimo Post Joyce, parabéns. Me surgiu uma dúvida ao ler estas suas dicas: se as informações não são atualizadas automaticamente na rede, ou seja, ficam guardadas no usuário local, para que serve então a opção "Checked Out" no "Ckeck out Status" da guia "General" de "Projects"?

Bom, Daniella, são duas funcionalidades com objetivos distintos.

A Sumarização serve para você publicar informações que estão guardadas no seu usuário para os demais participantes da rede onde está o Primavera P6.

A função Check in/Check out (cujo campo está na guia General do Diretório Projects), serve para que você eventualmente inviabilize temporariamente o Primavera para os demais usuários. Todo projeto, quando criado está no padrão "Check in".  Quado você faz check out em um projeto, significa que a partir deste momento, você está acessando o projeto em modo exclusivo e os demais usuários que tentarem abrir o projeto a partir de então não conseguirão fazer alterações no projeto, pois o projeto estará no modo somente leitura para eles. Então, no campo Checked out by aparecerá o nome de usuário de quem fez check out no projeto.

A sumarização você deve fazer sempre que alterar alguma informação no projeto.
Check out você deverá fazer eventualmente para alguma manutenção no sistema, ou reestruturação do projeto e assim, durante este momento de ajustes, não hajam pessoas atualizando o projeto, por exemplo.

Ou seja, o uso é situacional.
Outro exemplo de uso da funcionalidade Check out status é quando você quer trabalhar em algum projeto, porém fora da rede, remotamente. Por exemplo, você sai hoje da empresa tarde e resolve levar o seu notebook para continuar trabalhando em casa. Porém, em sua casa você não tem acesso à rede de sua empresa e portanto para não acontecer que enquanto você atualiza o projeto em casa fora da rede, alguém esteja atualizando o projeto na rede, lá na empresa, caso contrário, os projetos já estariam totalmente distintos. Por este motivo, você se antecipa e resolve fazer check out no projeto, com a clara intensão de que ninguém altere o projeto enquanto você não mudar a situação para check in novamente.

Entendido?
Abraços!

O que define a escolha pelo P6?

Hoje estou escrevendo a partir da sugestão do Wladmir Araújo, leitor do meu blog, que solicitou a inclusão deste assunto. Agradeço a sugestão! Segue a solicitação feita:

Olá Joyce. Também fiquei facinado com a ferramenta. Mais cara para adquirir, num primeiro momento, mas muito mais completa. A Assimilação é fácil. No entanto, a maioria das empresas que conheço sequer cogita a utilização da ferramenta alegando não ter um projeto faraônico para gerenciar, ou por achar que é complicado demais. Porque não publica um artigo desmistificando que o Primavera é para projetos grandes, que é caro ou de difícil assimilação?

Abraços,
Wladmir Araujo

Pois bem! Acho o tema muito oportuno e quero mostrar alguns mitos que existem em relação ao Primavera aqui no Brasil.

Mas quero deixar claro, para efeito de comparações, o Oracle Primavera Enterprise - P6 é o EPM (Enterprise Project Management) da Oracle. Então não faça comparações do P6 com software stand alone como o MS Project, por exemplo. Seria uma comparação completamente errada! A comparação certa deve ser de EPM x EPM e Stand Alone x Stand Alone.

Por exemplo: caso você quisesse comparar o Primavera com o MS Project, a comparação correta seria:

EPM:  Primavera Enterprise x MS-EPM
Stand Alone: Primavera Contractor x MS-Project.

Agora vamos aos mitos:

Mito 1: Primavera é só para projetos grandes:  Realmente o Primavera é um software que se comporta com excelente performance para projetos grandes. Porém, projeto, seja grande ou pequeno, é projeto. A ferramenta é para gerenciar projetos em geral, seja de 20 atividades ou de 100.000 atividades (tirei este número da minha cabeça, não é o limite de atividades da ferramenta).

Mito 2: Primavera tem funcionalidades demais e é complicado: Isto só aconteceria caso durante a implantação não houver a delimitação ao nível do usuário. O que acontece é que realmente o Primavera é bastante completo e as vezes por questão de maturidade das pessoas envolvidas no projeto, deve-se limitar os perfis. Se não fizer isto, todas as funcionalidades ficarão liberadas para o usuário, que, se não estiver com maturidade suficiente em Gerenciamento de Projetos, achará complicado. Porém, para gerentes de projetos profissionais, geralmente amam as funcionalidades que a ferramenta oferece. Ou seja, uma consultoria de implantação é importante para delimitar os perfis de acesso, de acordo com as características de cada usuário.

Mito 3: Primavera é só para projetos de Engenharia, especialmente de Civil, empresas de Construção: Realmente, o Primavera Enterprise P6 possui excelente reputação nas empresas de Construção usuárias da ferramenta. Mas o Primavera é para gerenciar projetos de qualquer seguimento. Tanto que existem usuários de Primavera no Brasil na área de engenharia, como mineradoras, siderúrgicas, área de petróleo e gás, mas também tem usuários de outros setores como grandes bancos, empresas de TI, e até redes de televisão, empresas de seguros, TRE, institutos de pesquisa. Ou seja, onde tem projeto, pode ter Primavera.

Mito 4: Primavera é muuuuuito mais caro:

Veja um estudo feito comparativamente em relação ao custo de licenças por tipo de usuário. Lembrando que é de EPM x EPM. Não me venha comparar o Primavera Enterprise com preço de software Stand Alone!

Como pode ser visto neste estudo comparativo, o valor do licenciamento não é tão diferente assim, porém, em minha opinião, o valor a maior não é tão maior assim e como em relação à performance da ferramenta e funcionalidades a mais envolvidas, acaba sendo um pequeno valor a mais  que vale a pena.

Como no exemplo acima a pequena diferença de valores não pode ser fator decisivo na análise e sim a performance da ferramenta e funcionalidades oferecidas.

SUMARIZANDO INFORMAÇÕES

Alguns usuários de Primavera Enterprise e alunos me comentam problemas que eles têm em não visualizarem alguns dados atualizados no projeto. Dizem que quando eles fazem uma alteração, outro usuário não visualiza totalmente informações de alocação de recurso ou até mesmo os indicadores de desempenho.

Quando me falam isto, a primeira hipótese que vêm a minha mente é: Será que ele está sumarizando o projeto? Provavelmente não.

Então faço a pergunta verbalmente e geralmente, me respondem com outra pergunta: " o que é isso?"

Sumarizar o Projeto é uma ação para guardar/armazenar dados no servidor onde está o Primavera. Funciona como uma publicação das informações inseridas por um usuário no servidor. Caso contrário, sem a sumarização, as informações vão ficar disponíveis somente para o usuário que as lançou e este pode imaginar que os demais usuários de primavera na rede estão visualizando tudo e não estão.


Estas informações sumarizadas são para armazenar quantidades de esforço de recursos, custo, informações customizadas de campos personalizados em qualquer nível da WBS ou da EPS e também os indicadores de desempenho, notificações.

Enquanto você não sumarizar o projeto, as informações que você atualizar estarão guardadas no seu usuário. No momento em que você sumariza, estas informações serão disponibilizadas no servidor, e só a partir deste momento, os outros usuários da rede terão acesso às informações que você atualizou.

Alguns pensam que esta funcionalidade se equivale a clicar em F5 ou F10, mas estão equivocados. Realmente, algumas informações ficam disponíveis, pois funciona como "atualizar" os dados. Mas nem todos ficarão totalmente disponíveis.

Então, se o seu Primavera estiver instalado em ambiente de rede, sempre que você terminar um planejamento, atualizar um projeto, sua última ação deverá ser Sumarizar o Projeto. Se estiver difícil de lembrar, faça um check list. O que não pode acontecer é deixar de sumarizar.

A Sumarização só não será necessária se a sua instalação for stand alone (fora do ambiente de rede).

•  Para sumarizar o projeto manualmente, no menu Tools, clique em Summarize e em seguida em Open Projects.
• Quando a sumarização for completada com sucesso, clique Ok.

Existe uma sumarização automática realizada a partir da programação de um Job Service (no menu tools), porém só roda uma vez por dia, geralmente programado para rodar na madrugada.

Esta sumarização automática não garante que você deixe de realizar a sumarização manual quantas vezes forem necessárias durante o dia, ou quando você tiver acabado de atualizar um projeto, para que no instante seguinte os dados já estejam plenamente disponíveis aos demais usuários de Primavera na rede.

Como curiosidade, esta funcionalidade não existe apenas no Oracle Primavera Enterprise, mas sim em softwares de EPM, por exemplo, no MS-EPM, esta funcionalidade chama-se Publish.

USO DE STEPS (PASSOS) NAS ATIVIDADES

O Primavera permite que você insira Steps (Passos) às atividades. Mas atenção! Steps não são sub-atividades, até mesmo porquê isto não existe, porém é apenas um detalhamento do modo de realização, uma orientação de como deverá ser realizada uma determinada atividade.

Estes steps podem servir para orientar tanto o recurso na realização das atividades, como também auxiliarão ao Gerente do Projeto no modo de acompanhamento da realização desta atividade.

Geralmente os passos são inseridos em atividades que estão colocadas no cronograma de uma maneira meio macro, por exemplo: “Aquisição do Equipamento”. Ora, muitas coisas precisam ser feitas para que a aquisição do equipamento seja concluída, e fica meio vago como será o modo de execução. Se você quiser detalhar esta atividade aumentar o número de atividades já existentes no cronograma, você poderá, quebrá-la em passos, como por exemplo:

Atividade: Aquisição do Equipamento

• Passo 1: Solicitação de orçamento aos fornecedores

• Passo 2: Recebimento e análise dos orçamentos

• Passo 3: Elaboração e envio do Pedido de Compra ao fornecedor escolhido

• Passo 4: Recebimento do equipamento

• Passo 5: Pagamento do equipamento



PORQUE QUE DIVIDIR UMA ATIVIDADE EM STEPS?

 Você poderá dividir uma ou mais atividades em passos para detalhar melhor uma tarefa que esteja colocada no cronograma de maneira macro, ou para atividades muito longas, ou mediante o grau de detalhamento desejado para o cronograma.

 A inserção de passos em uma atividade auxilia no gerenciamento da mesma. Fica mais fácil evidenciar qual momento da atividade está sendo executado.

 Estes passos poderão servir apenas de orientação para a realização da atividade, como também poderão ser utilizados para dar o avanço na atividade. Ou seja, poderão ou não ser calculados.

 Poderão ser calculados linearmente ou por ponderações para calcular os mesmos, influenciando no avanço da atividade, conforme exemplo abaixo:

CONFIGURAÇÕES

Para que o Primavera calcule os steps da atividade, lembre-se de que:

1. No Diretório Projects, com o projeto aberto e selecionado, Na guia Calcullations, o campo Activity Percent Complete based on activity steps (Percentual de conclusão da atividade baseado em passos) deverá estar marcado.

2. O campo que define o percentual de avanço da atividade deverá ser físico, pois para acompanhar o desenvolvimento de uma atividade por steps, deverá ser acompanhado fisicamente o seu avanço.

Quando se utiliza o tipo Físico de percentual de conclusão, o avanço pode ser inserido manualmente na guia status, porém, se você estiver utilizando steps ponderados, este campo na guia status se tornará somente leitura, com as informações advindas da guia steps (passos).

Você poderá criar templates de passos para utilizar em outras atividades que possam ter o mesmo tipo de detalhamento. Aproveite esta funcionalidade e facilite o seu trabalho!

A Tríade: Pessoas, Processos e Ferramentas.

Estive dando uma palestra para os alunos do curso de Gestão de Projetos da Puc São Gabriel e resolvi compartilhar este assunto no blog, pois o assunto, apesar de parecer óbvio, tenho observado que o não reconhecimento deste fato continua sendo um problema sério nas organizações.


Alguns chegam a pensar que se comprarem licença de uma ferramenta robusta como o Primavera Enterprise será como o uso de uma varinha de condão. Plim! E tudo estará resolvido. Mas não é assim.

É importante adequar o uso da ferramenta aos processos estabelecidos, mas tenho visto muitas pessoas se esforçando equivocadamente para fazer o contrário.


Não adianta comprar a mais alta tecnologia, se a tríade não estiver bem coesa. Sim! Tem que haver um trabalho de estruturar os processos. Parece brilhante, mas ainda não está completo, pois ter processos bem estruturados e uma ferramenta de alta tecnologia não garantirá o sucesso dos seus projetos.


Tem que haver um trabalho bem alinhado com as pessoas envolvidas. Se elas resolverem não gostar dos seus processos brilhantes e acharem tudo uma bobagem burocrática, é bem provável que esqueçam de lado a ferramenta também.

A minha tese está em que o fato de ter uma ferramenta robusta não garante a eficácia no gerenciamento de projetos, caso não se tenha estruturado previamente os processos, criando uma metodologia.


Porém, a falta de uma ferramenta integradora e estruturada, dificulta a agilidade da efetivação do gerenciamento.


O primeiro passo é a melhoria contínua dos processos da organização.



O segundo passo é saber que o uso de uma ferramenta deve ser escolhido de maneira que possa suprir a necessidade de informação de gerenciamento de projetos da organização.

O terceiro passo é treinar as pessoas e motivá-las a utilizarem os processos definidos e a ferramenta adotada.

Por isto, nada de mágico ou milagroso no mundo de gerenciamento de projetos. As pessoas envolvidas serão sempre o ponto principal e crucial de sucesso dos seus projetos. Mas isto não isoladamente, mas os 3 fatores, Pessoas, que utilizam Ferramentas balizadas em Processos bem integrados.

Primavera Client Server ou Primavera Web?

Esta é uma dúvida que vejo nos usuários. Por isto resolvi escrever sobre este tema.

O software Oracle Primavera P6 Enterprise  Project Portfolio Management (EPPM), é uma solução corporativa que possui aplicações em ambiente client server e web.

Devido a forma de comercialização do Produto e necessidades de clientes, a Oracle atualmente vende o Produto Client Server, chamado de Oracle Primavera P6 Professional Project Management (PPM).

Resumindo:
P6 PPM: Client server
P6 EPPM: Client server + Web

Para os que estão pensando em preço, a diferença entre um e outro não é grande, por isto compensa adquirir o EPPM.

Mas, e tecnicamente? Qual é o melhor para a minha empresa?
A resposta é: depende do seu objetivo.

O PPM é excelente para quem trabalha mais diretamente relacionado apenas com o planejamento e controle do projeto, de uma maneira mais operacional.

O EPPM, tem funcionalidades mais interessantes para quem quer controles que vão além do operacional, pois você poderá trabalhar ambos, operacional e gerencial de uma maneira muito prática.

O que aconteceu com o Primavera, na minha opinião não é exclusividade deste software. Outros fabricantes de software de gestão de projetos estão com a mesma tendência, que é evoluir cada vez mais na aplicação web, e menos na parte client server.

Atualmente estamos com o Primavera na Versão 6, e o seu último release é o R8, por isto chamado de P6R8.

As mudanças mais interessantes estão na apllicação web. Na aplicação client server ( Project Management), não houve mudanças significativas. Mas na aplicação web, existe a novidade do BPM. A Oracle integrou ferramentas de BI (Bussiness Inteligence) ao P6, sendo esta também em ambiente web.

Funcionalidades bacanas como Workflow de projetos (para decisão de projetos), e workflow de documentos (fluxo de aprovação de documentos); Diversos Dashboards (painéis de controles gerenciais), Opções de gráficos que no client não possui, como pizza, bolha.

Além destes recursos, para quem quer gerenciar portfolio de projetos, a aplicação web possui os recursos necessários para uma boa análise da carteira, sem contar na possibilidade de customização de campos para os KPI´s identificados em sua organização.

Ou seja, se seu objetivo é gerenciar a carteira de projetos, utilize o EPPM.

Como medir o avanço no Primavera Enterprise

Este é um assunto que vejo que há muita dúvida para a maioria das pessoas.


Sempre recebo emails dos meus leitores inseguros sobre a maneira como estão fazendo, se está ou não certa.
Vejo também que é um assunto recorrente quando se trata de outras ferramentas.

Vou tentar mostrar para vocês que no Primavera isto é mais simples do que pensam.

Após atualizar o seu projeto no Primavera, verifique o avanço, para isto, você deverá ter inserido em seu layout as colunas Schedule % Complete e Performance % Complete. A Primeira para verificar o percentual de avanço previsto até a data de atualização informada no Data Date. A segunda é referente ao avanço da performance do projeto.

Ou seja, se Você atualizar um projeto com uma determinada data de referência (data de atualização / data date), na linha de resumo do projeto você visualizar os seguintes resultados, por exemplo:

• Schedule % Complete: 27%

• Performance % Complete: 23%

Significa que para o dia de atualização (data date) escolhido você deveria estar com 27% na performance do seu Projeto, mas na realidade avançou 23%.

Estes números se referem à performance obtida em relação ao que deveria ter sido feito mediante a linha de base oficial do Projeto.

Após analisar os percentuais acima, você deverá verificar porque a performance foi menor do que o esperado para aquela data, e a partir daí você vai analisar itens específicos da composição do Performance % Complete.

Afinal de contas, quando você planeja as atividades, você indica como deverá ser medido o avanço de cada atividade, que pode ser avanço por Duração, avanço por Esforço de Trabalho ou por avanço físico.

Então você pode me perguntar, porque eu tenho que escolher no planejamento um destes três tipos de avanço: por duração, físico ou por esforço, se na hora de analisar os resultados eu tenho que visualizar na coluna Performance % Complete?

Porque no Primavera você trabalha com valor agregado e assim não trata as variáveis acima isoladamente.

Ou seja, o fato de você eleger no planejamento que o critério para atualizar as atividades será por avanço físico, isto não significa que as outras duas formas de medir o avanço não estejam presentes, já que se a duração avança, logo também terá percentual de avanço, ainda que este não tenha sido o método prático para medir o avanço, na situação apresentada.

Além da duração, se o projeto tem recurso alocado, então também tem esforço de trabalho avançando.

Sendo assim, apesar de você ir digitar o percentual de avanço físico no momento da atualização, ao informar a data de início e término da atividade você está obtendo também o percentual de avanço por duração que apenas está oculto, caso tenha elegido o avanço físico para medir o percentual de conclusão da atividade. À medida que a duração avança, verificamos que o percentual de avanço de tralhado realizado também está avançando, já que para ter esforço realizado tem que ter recurso e no Primavera o recurso deve ter sido cadastrado com o valor do custo da sua hora de trabalho, este valor não pode ser zero, ainda que você tenha outra ferramenta para medir custos, neste caso, adote o valor R$1,00, para não afetar os indicadores de desempenho do projeto que usam métricas de valor agregado.

Sendo assim, percebemos que o Performance % Complete é um percentual de avanço que trás em sua composição o avanço físico informado, o percentual de avanço da duração e também o percentual de esforço de tralhado. É como uma combinação destes 3 tipos de avanço.

Pois, de que adiantaria você informar apenas que o projeto está 85% do prazo concluído? Todos iriam pensar: “Ok! 85% da duração avançou, mas quanto de trabalho foi feito? E o avanço físico? E o custo? É por isto que você não deve trabalhar itens isoladamente, mas analisar o todo.

Sem contar que o Performance % Complete pode se ajustar à técnica adotada para cada projeto, ou cada EAP. Por exemplo, para um determinado projeto você quer que a maioria das EAP´s o avanço seja medido a partir da ponderação que você determinou para cada EAP ou quer saber o avanço a partir do avanço das atividades.

Você pode escolher as seguintes técnicas abaixo para medir o avanço de cada EAP ou do projeto como um todo:

• Avanço a partir do percentual de conclusão da atividade.

• A partir da EAP, usando milestones de EAP.

• 0 ou 100% ( não fez nada ou fez tudo)

• 50 / 50%

• Um percentual customizado.

Esta definição é feita globalmente para todos os projetos pelo administrador do Primavera em sua organização, ou você pode alterar para o seu projeto, dependendo da técnica escolhida, no diretório EAP ou para cada EAP.

Porque Prefiro o Primavera

No passado já passei muito aperto para gerenciar as informações dos projetos que eu trabalhava. Já usei várias ferramentas, inclusive o Excel, que é uma ferramenta excelente, é uma página em branco para você fazer o que quiser, mas para gerenciar projetos, dá um trabalho braçal!
Já fui consultora de implantação do MS-EPM e amava a ferramenta!
Mas a partir do momento que eu iniciei o meu primeiro contato com o Primavera, não quis mais saber de nenhuma outra ferramenta! Fiquei encantada com tantos recursos e funcionalidades.
Fiquei estudando a ferramenta por duas semanas direto e ao final deste tempo, no 16o dia, já comecei a dar aula de como usar o Primavera!
Gosto tanto da ferramenta que decidi escrever um livro para difundir como é fácil utilizar esta ferramenta para gerenciar projetos,  No início não imaginava que o livro fosse ter tantos leitores, mas hoje já está na 3a edição.
Algumas das razões que me fizeram encantar pelo Primavera é que esta é uma ferramenta bem completa e abrange as áreas de conhecimento mencionadas no PMBOK. Acho que o Primavera permite uma boa integração entre as informações do projeto.
Muitos usuários atualmente utilizam somente a parte Client Server da solução, porém quanto mais utilizo a parte web, mais gosto da solução.
Atualmente as ferramentas estão se aprimorando mais na interface web o que é uma tendência das ferramentas de GP e não é apenas o caso do Primavera.
A cada lançamento de um novo release da versão P6 EPPM (Enterprise Portifolio Project Management), muitas melhorias na parte web são apresentadas, como novas funcionalidades, substituição de recursos como no caso do workflow, melhoria de performance e facilidade de manuseio.
Como qualquer ferramenta, não é perfeita, mas busca melhoria e excelência.
O P6 R8 (release 8 da versão P6), na minha opinião será um divisor de águas em relação a ferramentas para gestão de projetos, pois possui ferramentas de BI (Businness Inteligence), que auxiliará bastante em análises gerenciais.
Quem ainda não conhece a ferramenta, estimulo a conhecer!