SUMARIZANDO INFORMAÇÕES

Alguns usuários de Primavera Enterprise e alunos me comentam problemas que eles têm em não visualizarem alguns dados atualizados no projeto. Dizem que quando eles fazem uma alteração, outro usuário não visualiza totalmente informações de alocação de recurso ou até mesmo os indicadores de desempenho.

Quando me falam isto, a primeira hipótese que vêm a minha mente é: Será que ele está sumarizando o projeto? Provavelmente não.

Então faço a pergunta verbalmente e geralmente, me respondem com outra pergunta: " o que é isso?"

Sumarizar o Projeto é uma ação para guardar/armazenar dados no servidor onde está o Primavera. Funciona como uma publicação das informações inseridas por um usuário no servidor. Caso contrário, sem a sumarização, as informações vão ficar disponíveis somente para o usuário que as lançou e este pode imaginar que os demais usuários de primavera na rede estão visualizando tudo e não estão.


Estas informações sumarizadas são para armazenar quantidades de esforço de recursos, custo, informações customizadas de campos personalizados em qualquer nível da WBS ou da EPS e também os indicadores de desempenho, notificações.

Enquanto você não sumarizar o projeto, as informações que você atualizar estarão guardadas no seu usuário. No momento em que você sumariza, estas informações serão disponibilizadas no servidor, e só a partir deste momento, os outros usuários da rede terão acesso às informações que você atualizou.

Alguns pensam que esta funcionalidade se equivale a clicar em F5 ou F10, mas estão equivocados. Realmente, algumas informações ficam disponíveis, pois funciona como "atualizar" os dados. Mas nem todos ficarão totalmente disponíveis.

Então, se o seu Primavera estiver instalado em ambiente de rede, sempre que você terminar um planejamento, atualizar um projeto, sua última ação deverá ser Sumarizar o Projeto. Se estiver difícil de lembrar, faça um check list. O que não pode acontecer é deixar de sumarizar.

A Sumarização só não será necessária se a sua instalação for stand alone (fora do ambiente de rede).

•  Para sumarizar o projeto manualmente, no menu Tools, clique em Summarize e em seguida em Open Projects.
• Quando a sumarização for completada com sucesso, clique Ok.

Existe uma sumarização automática realizada a partir da programação de um Job Service (no menu tools), porém só roda uma vez por dia, geralmente programado para rodar na madrugada.

Esta sumarização automática não garante que você deixe de realizar a sumarização manual quantas vezes forem necessárias durante o dia, ou quando você tiver acabado de atualizar um projeto, para que no instante seguinte os dados já estejam plenamente disponíveis aos demais usuários de Primavera na rede.

Como curiosidade, esta funcionalidade não existe apenas no Oracle Primavera Enterprise, mas sim em softwares de EPM, por exemplo, no MS-EPM, esta funcionalidade chama-se Publish.

USO DE STEPS (PASSOS) NAS ATIVIDADES

O Primavera permite que você insira Steps (Passos) às atividades. Mas atenção! Steps não são sub-atividades, até mesmo porquê isto não existe, porém é apenas um detalhamento do modo de realização, uma orientação de como deverá ser realizada uma determinada atividade.

Estes steps podem servir para orientar tanto o recurso na realização das atividades, como também auxiliarão ao Gerente do Projeto no modo de acompanhamento da realização desta atividade.

Geralmente os passos são inseridos em atividades que estão colocadas no cronograma de uma maneira meio macro, por exemplo: “Aquisição do Equipamento”. Ora, muitas coisas precisam ser feitas para que a aquisição do equipamento seja concluída, e fica meio vago como será o modo de execução. Se você quiser detalhar esta atividade aumentar o número de atividades já existentes no cronograma, você poderá, quebrá-la em passos, como por exemplo:

Atividade: Aquisição do Equipamento

• Passo 1: Solicitação de orçamento aos fornecedores

• Passo 2: Recebimento e análise dos orçamentos

• Passo 3: Elaboração e envio do Pedido de Compra ao fornecedor escolhido

• Passo 4: Recebimento do equipamento

• Passo 5: Pagamento do equipamento



PORQUE QUE DIVIDIR UMA ATIVIDADE EM STEPS?

 Você poderá dividir uma ou mais atividades em passos para detalhar melhor uma tarefa que esteja colocada no cronograma de maneira macro, ou para atividades muito longas, ou mediante o grau de detalhamento desejado para o cronograma.

 A inserção de passos em uma atividade auxilia no gerenciamento da mesma. Fica mais fácil evidenciar qual momento da atividade está sendo executado.

 Estes passos poderão servir apenas de orientação para a realização da atividade, como também poderão ser utilizados para dar o avanço na atividade. Ou seja, poderão ou não ser calculados.

 Poderão ser calculados linearmente ou por ponderações para calcular os mesmos, influenciando no avanço da atividade, conforme exemplo abaixo:

CONFIGURAÇÕES

Para que o Primavera calcule os steps da atividade, lembre-se de que:

1. No Diretório Projects, com o projeto aberto e selecionado, Na guia Calcullations, o campo Activity Percent Complete based on activity steps (Percentual de conclusão da atividade baseado em passos) deverá estar marcado.

2. O campo que define o percentual de avanço da atividade deverá ser físico, pois para acompanhar o desenvolvimento de uma atividade por steps, deverá ser acompanhado fisicamente o seu avanço.

Quando se utiliza o tipo Físico de percentual de conclusão, o avanço pode ser inserido manualmente na guia status, porém, se você estiver utilizando steps ponderados, este campo na guia status se tornará somente leitura, com as informações advindas da guia steps (passos).

Você poderá criar templates de passos para utilizar em outras atividades que possam ter o mesmo tipo de detalhamento. Aproveite esta funcionalidade e facilite o seu trabalho!