Série: Relatórios no P6 - Parte 3: Site do Projeto (Publish)

Desta Série sobre Relatórios no P6, já publicamos:

Parte 1: Layouts (ver link na lateral esquerda)

Parte 2: Reports

 e agora, neste post:

Parte 3: Site do Projeto

Esta é uma excelente maneira de relatar o status do projeto no Primavera P6, que é criar um site do projeto, através do próprio P6.

Veja a tela de entrada ao portal:

Esta tela também pode ser customizada. Na foto, está no padrão do Primavera, mas você pode mudar a cor de fundo, informações, colocar logo da empresa...

Não tenho aqui a pretensão de ensinar como fazer neste texto. Isto já fiz em meu livro Gerenciando Projetos com o Primavera P6, este item está detalhado passo a passo na Parte 6-Controde do Projeto, na página 290 (1a ed). Este assunto também está no programa de nosso curso básico de Primavera P6. Portanto, meu objetivo aqui é de divulgar para você que usa a ferramenta, mas ainda não teve a oportunidade de fazer nosso treinamento, que existe esta funcionalidade super bacana.

Em minha opinião, esta funcionalidade é bem democrática, pois permite que você determine quem, da equipe do projeto, pode visualizar, acompanhar as informações do projeto, ainda que não tenha o Primavera instalado em seu computador.

Vizualiza através do portal layouts gerados pelo Primavera, e que você deseja compartilhar com os demais steakholders do projeto, ainda que não tenham o Primavera instalado em suas máquinas, como por exemplo, visualizar a Curva S do Projeto:

Esta funcionalidade democratiza a informação do projeto, comunica, dissemina às partes interessadas a visualizarem as informações do mesmo.

Visualiza os Relatórios que você quiser disponibilizar:

Para visualizar basta que alguém da equipe do projeto tenha a licença do Primavera com acesso ao software. Este alguém será o responsável em gerar e configurar o site, bem como atualizar as publicações de acordo com a periodicidade de atualização escolhida para o projeto.

Recomendo que seja conversado com a pessoa da TI de sua empresa sobre a disponibilização deste site gerado pelo Primavera P6, no site de sua empresa, em uma área de acesso restrito, onde cada um das partes interessadas do projeto tenha seu acesso por meio de login e senha.

Trata-se de um site gerado a partir do Primavera P6 Professional, de conteúdo estático, e depende de que se defina uma periodicidade para publicar uma nova atualização. Por exemplo, caso a atualização do projeto seja semanal, você terá que gerar a atualização semanalmente e publicar novamente, a cada semana.

Para fazer esta publicação, o que você precisa é apenas preparar as informações que serão publicadas através de layouts e reports. Com este conteúdo formatado, inclusive no formato de impressão.

Após esta preparação inicial, você poderá salvar um modelo de publicação e aplicar conforme a periodicidade necessária.

Para criar este site é só ir no Primavera P6 Professional, no menu Tolls / Publish / Project Web Site.

Então é só realizar a configuração, escolhendo o que deseja publicar, escolher os layouts, os reports e clicar em Publish. Dependendo da quantidade de layouts e reports escolhidos será o tempo de espera, pois cada um dos itens escolhidos será como uma imagem em html.

Além disto, verá informações a respeito do projeto para cada atividade. Cada WBS, com suas atividades e ao clicar na atividade, verificar como foram configuradas.

Imagina, sua equipe visualizando informações do Primavera, mesmo sem ter o Primavera em sua máquina. Claro que são informações estáticas (imagens), mas é muito bom ter a equipe toda informada.

Dicas

• A cada nova atualização, você deverá se reportar a uma nova pasta.
• Este site é criado sem erros estando com o P6 no idioma inglês (bem como a geração dos layouts e resports).
• Você poderá editar o Scheme (padrão de cores, incluir logo da empresa), mas não poderá alterar o layout do site.

Após gerar o site, ele será automaticamente exibido, abrindo uma página de entrada ao portal do projeto, indicando a data de publicação dos dados, para evidenciar que o conteúdo é estático.  Todo o padrão de cores desta tela pode ser alterado, bem como inserido a logo de sua empresa.

Ao entrar no site, dependendo das configurações de segurança de seu navegador, você deverá permitir o ActiveX para poder prosseguir.

E tudo que você houver disponibilizado poderá ser visualizado lá!

É como se fosse uma cópia de visualização do Primavera.

Um recurso bem importante, na minha opinião, visto que somente o pessoal de planejamento costuma ter acesso ao Primavera na empresa, e você não precisa comprar uma licença do Primavera só para visualizar informações!

Ainda aqui no blog, farei um post de mais outro recurso de visualização de informações, que é o Visualizer, mas este último publica a informação apenas no formato de Gantt ou TSLD (Time Scalad Logic Diagraming), eu considero o recurso do Publish melhor que o visualizer, pois qualquer layout trabalhado no Primavera P6 Professional pode ser disponibilizado.

Verifique no Windows Explorer que ao final de sua publicação, aquela pasta vazia que você utilizou para gerar as informações estará bem cheia!

São as imagens que foram geradas para a publicação.

Note que há um arquivo Index, este é o arquivo que você abre o conteúdo do site.

Então, se por algum problema você não conseguir colocar este conteúdo no site da empresa, poderá ainda assim, divulgar internamente as informações numa pasta em que esteja na rede, onde as pessoas da equipe do projeto tenham acesso.

Então você manda um link apontando para "Index" para estas pessoas internas e elas poderão acompanhar o status do projeto internamente, ainda que não tenham o Primavera.

Aproveite este recurso que não depende de várias licenças para quem só vai visualizar as informações!  Precisa apenas de alguém com boa vontade para fazer a disponibilização.

* Por Joyce Gomes da Silveira

**Este assunto é ensinado em nosso Treinamento Básico em Primavera P6. Caso tenha interesse em aprender. Conheça o programa completo, ou solicite uma assessoria para utilizar este recurso especificamente.